Как составлять реальные и точные планы продаж? Автоматизация системы планирования

Наверняка многие уже слышали о преимуществах использования инструментов автоматизации: сокращение издержек, повышение эффективности рабочих процессов, увеличение прибыли и тд. Неудивительно, что внедрение таких инструментов  набирает популярность среди российских производителей. И зачастую на вопрос — автоматизированы ли они? – с уверенностью отвечают – автоматизированы.

А насколько реальна эта картина?

Взяв типовую компанию, типового производителя, в нашем случае, – это сектор FMCG, я решил провести небольшое исследование и выяснить, как же автоматизированы функции в цикле управления.

Рис. Цикл управления предприятием

Для нормального функционирования система управления должна представлять собой замкнутый цикл, состоящий из шести функций, и, соответственно, автоматизированы должны быть все.  А в действительности основная из автоматизированных функций — это учёт. Но не учётом единым живёт организация.

Рассмотрим подробнее функцию планирования. Планирование – это фундамент, на котором строится вся система управленческих функций.  Оно ведёт к сбалансированности всех действий, которые происходят в компании.  Качество плановых решений существенно зависит от компетентности и профессионального уровня плановых работников, а также от инструментов, которые используются для построения этого плана.

Более детально углубившись в этот вопрос и проанализировав инструменты планирования  наших клиентов, я отметил, что в 99%, а возможно и в 99,99% случаев, главным инструментом планирования служит Excel.

И, действительно, большинство компаний планируют в Excel, и, если даже в 1С появляется какой-то план, то это только занесение результатов планирования. Таким образом, если с учётом в большей степени вопрос автоматизации у компаний решён, то с планированием не справился практически никто.

Зачем вообще нужна автоматизация планирования, если всё и так как-то работает?

Практически каждый бизнес понимает, что планировать нужно и пытается планировать, но не всегда успешно — планы вырождаются в простую формальность и дополнительную трату рабочего времени. Между тем, планирование напрямую влияет на производительность и на благополучие компании.

Я выделил основные проблемы, которые закрывает автоматизация планирования у FMCG-производителей:

1. Адекватность и прослеживаемость показателей. План, составленный в Excel, не даёт достаточного прослеживания всех показателей, соответственно, мы не можем оценить их адекватность. А также дать обоснованного ответа на вопрос — почему столько запланировали?
2. Зависимость от исполнителей. Так как план составляется вручную сотрудниками, исходя из своих представлений о нём, возможно, используя собственные алгоритмы, то компания становится довольно зависима от них. В таком плане может разобраться разве что гуру Excel.
3. Трудоёмкость процесса. При планировании в Excel сотрудники тратят большое количество времени на рутинные операции.
4. Низкая точность планирования по SKU, которая приводит к разбалансировке всего предприятия. Это одна из ключевых проблем, так как на основании планов продаж, производства, закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования. А точность плана, составленного в Excel, оставляет желать лучшего. В итоге мы производим и закупаем не то, что нужно.

Поэтому тщательно проработанный, обоснованный план, а не случайно возникшие пожелания и идеи, является основой для сбалансированности и, как следствие, эффективной работы  предприятия в целом. Согласитесь, идти, когда ты знаешь, куда идёшь, гораздо лучше.

Почему планирование продаж FMCG – производителей так слабо автоматизировано?

Система планирования объединяет в себе несколько направлений. И сегодня в рамках данной статьи я рассмотрю одно из таких направлений, а именно, планирование продаж. Это отправная точка  системы планирования, которая вызывает у компаний больше всего проблем. Ведь на основании планов продаж строятся планы для всех остальных направлений деятельности.

Возможные причины, по которым планирование продаж осуществляется в Excel:

1. Планирование FMCG-производителей никак не ложится на планирование, которое предлагает 1С.  Другими словами, нет достаточно проработанных инструментов, реализованных в типовых продуктах 1С, которыми пользуется большинство клиентов. Есть некоторый набор инструментов планирования, однако он закрывает далеко не все вопросы клиента.
2. Методики планирования продаж, которые у компаний выработаны в Excel, зачастую не поддаются формализации. Результат работы аналитиков, руководителя отдела продаж или других специалистов чаще всего представляет собой субъективный прогноз, выстроенный хаотичным образом, который не поддаётся формализации. Соответственно, когда компания будет предпринимать попытки автоматизировать процесс планирования продаж, то она придёт к тому, что просто не сможет сформулировать требования к тому, как этот процесс должен быть автоматизирован.

А можно ли автоматизировать планирование?

За последний год наша команда специалистов потратила много времени на методологический разбор и исследование процесса автоматизации  планирования продаж, а также на разработку решения для производителей FMCG. И, возвращаясь к вопросу:  можно ли автоматизировать планирование?  На сегодняшний момент мы с уверенностью  отвечаем:  можно.

Мы разработали  инструмент планирования продаж, формализовали  и запустили его у наших клиентов. При этом планирование продаж –  это не просто обособленная  функция, мы выделили пять составляющих, которые в совокупности дают нам  полноценную систему планирования:

1. Планирование акций.
2. Планирование по товарным категориям и каналам.
3. Планирование по SKU.
4. Планирование цен и выручки (маржи).
5. Планирование по клиентам (ответственным).

Реализация этих пяти пунктов в 1С формирует законченную систему планирования продаж, и позволяет уйти от Excel.

Как правило, довольно сложно автоматизировать какую- либо функцию в компании обособленно, так как информационные потоки переплетены.  Ниже на схеме  изображено,  как с помощью небольших изменений, компания может получить план уже из 1С.

В действительности это выглядит примерно так: есть учёт, который ведётся в 1С, есть планирование продаж, которое осуществляется посредством Excel. И это уже довольно обособленная операция, которую мы  можем  перенести в новую систему,  меняя отправку факта с Excel на новый планировщик. В результате мы получаем не план, рассчитанный на основании оценки и представлений отдельно взятого сотрудника, а руководство к действию, основанное на понятной, заранее формализованной и продуманной логике. Это даёт нам понимание, где и за счёт чего мы планируем прирост. Такой план является хорошим фундаментом для реализации исполнения в рамках общего цикла управления.

Подойдёт ли нашей компании такой планировщик?

Исследовав более 10 клиентов, мы пришли к выводу, что у компаний, которые занимаются производством  различной FMCG- продукции, существует схожесть в задачах, касаемых планирования продаж. Это связано с тем, что их система планирования определяется моделью работы торговых сетей.  И, руководствуясь этими выводами, мы сделали типовую поставку.

Таким образом, имея в своём арсенале IT-специалистов «с руками» и используя типовую поставку, компания может себя обеспечить эффективным инструментом планирования.

Ещё одна хорошая новость!

Автоматизация планирования продаж  — это уже не что-то недосягаемое, а вполне доступный и конкретный инструмент планирования. Кроме того, что планировщик достаточно легко ляжет на IT-ландшафт компаний сектора FMCG, это можно сделать быстро и, не прибегая к большим затратам.

И, напоследок:

 Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

Алан Лакей