В последнее время, общаясь с нашими клиентами, мы заметили их заинтересованность в вопросах балансировки и планирования. И, если раньше компании концентрировались в основном на учёте, то сейчас и планирование приобретает весомое значение.
Продажи и производство: враги или партнёры?
Рассмотрим такую ситуацию — вы вкладываете немало средств в производство: сырьё, оборудование, помещение, обучение специалистов и тд. При этом отдел продаж успешно развивает клиентскую базу, привлекая всё больше заказов. А в результате клиент не получил свой заказ вовремя, или готовая продукция простаивает на складе. Хотя, казалось бы, производство могло бы выполнить все эти заказы вовремя и качественно. В чем же дело, и как этого избежать?
Условно разделим производственное предприятие на две части, одна из которых продаёт, а другая производит. Это две ключевые компетенции, которые нельзя передавать на аутсорсинг: мы должны уметь производить, и мы же должны уметь продавать нашу продукцию.
Между продажами и производством, как правило, есть склад ГП, выполняющий функцию связующего звена, через которое происходит отгрузка продукции клиентам. При этом отдел продаж заинтересован в том, чтобы заказы их клиентов удовлетворялись вовремя. Производство же заинтересовано в том, чтобы продажники заранее определяли, что они будут продавать. И производство могло работать не рвано, неоднократно меняя свой план, а, составив его на неделю, производить продукцию согласно этому плану.
Конечно, если производство ориентировано на склад, а у компании нет ограничений по «замороженным» в хранящейся продукции деньгам и сроки годности позволяют, то она может производить большие объёмы, а продажи готовой продукции осуществлять непосредственно со склада. Однако рынок FMCG отличается высоким уровнем конкуренции, поэтому компании становятся всё более требовательными к повышению эффективности каждого ресурса. И, вопреки народной пословице, остатки не всегда сладки: держать их в большом объёме невыгодно. Неудивительно, ведь складские остатки каждый день требуют дополнительных затрат на их содержание, при этом теряют свой товарный вид и срок годности. Отсюда возникает вопрос, а как же сбалансировать продажи и производство?
Начнём с того, какой же смысл несёт в себе термин «балансировка». Это связующее звено между продажами и производством. Оно говорит производству, сколько нужно произвести, ещё не зная точно, сколько компания продаст. При этом, ставит задачу продажам, прогнозируя, сколько они продадут. Соглашусь, звучит витиевато, но на самом деле всё достаточно просто: балансировка – это то, что «дружит» между собой производство и продажи.
«Дружить» продажи и производство — задача сама по себе не новая. Как правило, на предприятиях, эта задача, как и большинство других, решается не построением какой-то системы, а привлечением человека для выполнения соответствующих функций. В таком случае посредником между продажами и производством выступает человек, часто называемый на предприятии логистом. Особенность и сложность этой профессии заключается в умении оперировать большими объемами информации и одновременно выполнять множество задач. При этом болезнь или отпуск любого такого специалиста негативно сказывается на деятельности всего предприятия. С одной стороны, производство не знает, что им производить, — никто им не выдаёт задания. С другой стороны, продажи не понимают, что можно продавать, — принятые заказы никто не распределяет на отгрузку.
Как показывает практика, даже на крупных предприятиях с миллиардными оборотами функция балансировки закреплена за человеком. Что приводит к целому ряду проблем.
Какие же проблемы рождает то, что функция балансировки сосредоточена в человеке?
- Явные ошибки.
Как я уже отметил выше, логисты оперируют большим объёмом информации, что, бесспорно, повышает степень влияния человеческого фактора на их деятельность. А это могут быть и ошибки при планировании производства, заказе продукции и тд. Чем больше ошибок – тем больше потерь несёт предприятие.
- Ошибки неоптимального решения.
Если на предприятии компетентный и ответственный логист, то в той или иной степени, он решает свои задачи в Excel. Возможно, он даже опирается на историю продаж, как-то учитывает акционные активности, чтобы прогнозировать всплески продаж . Да, поначалу кажется, что Excel удобный и достаточный инструмент. Но все хорошо, пока объем информации не начинает вырастать. Как только он вырастает до более или менее приличных размеров, достоинства Excel начинают превращаться в недостатки.
Так, человек, который строит свой прогноз в Excel, не всегда оперирует твёрдыми цифрами и не всегда учитывает все параметры, влияющие на этот прогноз. И такой параметр, который логисты часто оставляют без должного внимания — это акции.
Мы понимаем, что при проявлении компанией акционной активности доля её отгрузок растёт, то есть акция в торговых сетях напрямую влияет на объём продаж конкретного SKU. И, таким образом, если мы не учитываем эту акцию и то, как она влияет на продажи, то вероятность ошибки становится крайне велика. И, как следствие, такая ошибка неоптимального решения приведёт к тому, что компания не сможет обеспечить продажи товара под акцию.
- Зависимость от человека.
Ещё раз обращаю внимание, что ответственность за задачи по балансировке продаж и производства лежит на человеке. А что, если этот человек заболел? Или ушёл в отпуск? Как правило, это практически всегда сказывается на эффективности данной работы. Поэтому довольно рискованно на таком важном участке опираться на человека.
- Заказы на производство становятся всё меньше, а вариативность планирования становится всё выше.
Если раньше производство опиралось на работу с большими партиями продукции, то сегодняшние реалии говорят об обратном. Заказы на производство становятся всё меньше, что влечёт к усложнению модели, в результате человек не справляется с таким количеством заказов.
Это происходит, потому что одна и та же продукция может иметь разные штрихкоды, разные виды упаковок, и поддержание такой модели в Excel становится невозможным. Соответственно, специалистам приходится просто чем-то пренебрегать, тем самым, закладывая ошибки. То есть своего рода проблема балансировки у некоторых производителей — это проблема будущего.
Как можно решить проблемы, связанные с балансировкой производства и продаж?
Опираясь на наш опыт работы с производителями сектора FMCG, мы нашли единственное возможное решение этой проблемы – создание инструмента балансировки, строящегося на пяти ключевых функциях:
- Планирование и учёт акций.
- Прогнозирование отгрузок.
- Формирование заявки на производство.
- Информирование продаж о текущих и будущих остатках.
- Распределение доступной продукции на принятые заказы.
Реализация этих пяти пунктов в 1С формирует законченную систему балансировки продаж и производства, позволяет уйти от Excel и влияния человеческого фактора.
Какие преимущества нам даёт реализация такого инструмента?
- Повышение уровня клиентского сервиса.
- Снижение списания просрочки.
- Оптимизация партии запуска в производстве, которая, как правило, приводит к снижению себестоимости продукции.
Таким образом, внедрение инструмента балансировки позволяет реалистично прогнозировать отгрузки и продажи, избавиться от рваной загрузки производства. Важно и то, что реализация такой системы не требует гигантских затрат, а внедрить его вполне возможно силами самого предприятия. Потребуется только один грамотный логист и 1-2 специалиста по автоматизации. Или же мы всегда готовы вам в этом помочь!
