Сегодня поговорим о таком инструменте деловой жизни, как протокол. Протокол, как утверждается в Вики, — официальный письменный документ, отражающий ход общественного собрания, судебного слушания и принятые решения.
Для нас протокол — это регулярно используемый инструмент оперативного управления договоренностями. Поясним: при проведении совещаний (с коллегами, подчиненными, клиентами) просто настоятельно необходимо понимать — о чем говорили, о чем договорились, к какому сроку, кому и что надо сделать. А в работе современного менеджера совещаний пруд пруди.
Есть, конечно Битрикс, Мегаплан, Mind Manager и другое полезное ПО, но его не всегда применишь, а вот протокол – вещь весьма простая и доступная (хотя пользуются им далеко не все).
Итак, только самое основное про протокол.
Зачем протокол?
a) Потому что «самая острая память – тупее самого тупого карандаша». Да, мы склонны забывать детали обсуждений и договоренностей. Но еще хуже – мы склонны интерпретировать события и факты в ту сторону, которая кажется нам ближе, роднее, теплее. И чем больше времени проходит – тем бОльшим слоем интерпретаций обрастают договоренности. А когда по свежим следам договоренности легли на бумагу (или в электронное письмо) – в протоколе события и факты приобрели материальную форму, к которой хоть сколько раз можно вернуться и вспомнить.
b) Потому что подпись на протоколе – катализирует чувство ответственности. У психологов точно есть научное объяснение этому факту, но я «зуб даю» на основе личной статистики – это работает! И даже напоминать и показывать человеку протокол с его подписью не надо – он помнит, что он подписался под договоренностями.
Когда протоколы не работают?
В общем случае протоколы – необязательный инструмент для оперативного управления договоренностями. Были раньше и сейчас существуют такие социальные группы, в которых правилами и традициями принято соблюдать и устные договоренности. Все слышали про купеческое слово, слово офицера или в крайнем случае – слово пацана )) И правда – вокруг встречается много людей, которые трепетно и твердо относятся к данному слову.
Но если в коллективе, в команде проекта есть культура отказа от обязательств (как в анекдоте: я хозяин своего слова – захотел дал, захотел забрал обратно) – то и протоколы работать не будут. К сожалению такое явление тоже встречается (к счастью — нечасто).
Советы по использованию протоколов
1) Отличным решением для проекта является выделение ответственного за подписание протокола. У одного из моих клиентов существовала внутренняя процедура подписание проектных протоколов и нам в команде нашего проекта был назначен владелец этой процедуры. Это был очень непростой проект, непростой клиент! Но наличие процедуры подписания протоколов и ответственного за ее гарантированное завершение – стало для проекта хорошей «смазкой» для фиксации и исполнения принятых договоренностей и продвижения проекта вперед, к результату.
2) Протоколы совещаний. Базовое правило проведения совещания – включать начальным пунктом проверку исполнения заданий и задач предыдущего протокола предыдущего совещания. И невыполненные задачи либо отменять (если они потеряли актуальность) или переносить в протокол текущего совещания. Правило кажется очевидным, но на практике им часто пренебрегают и теряют задачи.
3) Оформление протокола. Я не сторонник жестких форм, я скорей за здравый смысл и сохранение сути. Но при этом я с уважением отношусь к здоровому формализму в оформлении, принятом у клиентов. Общие рекомендации по форме протокола:
- Должны быть дата, место, состав участников
- Должны быть зафиксированы результаты, договоренности (процесс обсуждения и промежуточные тезисы – не нужны)
- Задачи и планы по итогам договоренностей должны быть зафиксированы со сроками и ответственным. Ответственный – должен быть указан один (с кого спрашиваем результат), даже если задача выдается группе. Остальных участников можно перечислить, но ответственный – один
В завершение хочется напомнить – «Всё — яд, всё — лекарство; то и другое определяет доза». Поэтому не призываю вас протоколировать каждый шаг и превращать свою жизнь и жизнь окружающих в бумажный кошмар, но немножко бюрократии точно показывает наличие определенной культуры в компании.
