Как бывший спортсмен остаюсь не равнодушен к спорту, особенно к бегу. Сам часто бегаю. Если ты промедлил в спорте, то просто проиграл дистанцию. В бизнесе интереснее.
Промедлил в управлении договорами – сорвал закупку или поставку. С такой проблемой к нам обратился наш партнер.
Суть проблемы и где «ноги»?
Выясняется:
Среднее время согласования договоров – 12 дней!
Это не предел! Но, больше только при рассмотрении обращений в наших госорганах…
Начали разбираться. Выделили следующие факты «такого успеха»:
- 6 задействованных подразделений в согласовании (отдел безопасности, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, экономический отдел, руководство департамента).
- Договор согласовывается в единичном бумажном экземпляре.
- Подразделения в различных зданиях.
- Передача документов происходит «ногами» через секретарей.
Кстати если появлялась необходимость согласовать быстрее, то ответственный менеджер брал папку с документами, надевал кроссовки и лично пробегал всю дистанцию. А если что-то не так с договором – то штрафной круг.
Нога споткнется, а голове достается.
Тумаки были не редкость. И перечисленные пункты, как оказалось, еще не все. Плюсом к ним:
- Было сложно отследить текущий этап согласования. Только обзвон согласующих.
- При разборе полетов – все пеняли на других. Разобщает команду.
Решение тривиальное
Практика решения таких проблем – переход на электронное согласование.
Часто это традиционный электронный документооборот (ЭДО). Мы использовали продукт класса BPMS или систему управления процессами.
То, что было проделано совместно с партнером:
- Пересмотрели процесс согласования и оптимизировали цепочку.
- Поставили продукт «Константа: управление процессами» и смоделировали процесс.
- Обучили моделированию и администрированию сотрудников партнера.
- Запустили в тестовую обкатку.
Результат после месяца работы:
Среднее время уменьшилось до 5 дней!
Это ранее с 12 дней-то. Больше чем в 2 раза.
Партнер остался доволен. Да и время от поиска, анализа и решения проблемы заняло те же самые 5 дней.
Постскриптум
Приятно было получить спасибо от сотрудников, в которых летело больше всего камней из-за срыва сроков. Оказалось, что не их вина.
Менеджер перестал метаться в поисках договора — все теперь доступно с экрана монитора.
Сам партнер собственными силами продолжает моделировать и переводить в электронный вид другие свои процессы. Использовали же «процессный движок». В планах кадровые процессы — прием, увольнение сотрудников и т.д.
