Чек-лист (англ. сhecklist — контрольный список) – один из самых простых инструментов контроля, который можно применять во многих ситуациях. Вы, думаю, сами не раз пользовались этим инструментом, когда составляли самые разные списки: покупок; вещей, которые нужно взять с собой в командировку; задач, которые требуется выполнить для подготовки к важному совещанию и т.д.
Основное назначение чек-листа – избежать ошибок, связанных с несовершенством человеческой памяти. Тут уместно вспомнить известное высказывание о том, что самая острая память тупее самого тупого карандаша. Сложно с этим не согласиться, не правда ли?
Неудивительно, что чек-листы пришли к нам из авиации, ведь там цена «глупой» ошибки равна многим человеческим жизням. Активно применяют контрольные списки и в медицине, где фиксация самых обычных, рутинных операций ежегодно помогает спасти не одну сотню пациентов.
Однако и нам с вами чек-листы могут значительно облегчить жизнь. Они помогают сэкономить кучу времени и нервов, а главное, получить ожидаемый (качественный!) результат по итогам выполнения задачи.
Чек-листы можно хранить на бумаге, в смартфоне, в Evernote, в общем, там, где вам удобно.
Основные правила составления чек-листа
Эти правила не являются обязательными, однако, если вы хотите получить от чек-листа максимальную отдачу, есть смысл их придерживаться.
1. Составляйте пункты в утвердительной форме. Целью чек-листа является проверка исполнения, поэтому лучше писать “сделано, отправлено, проверено”.
2. Дробите пункты на простые и понятные операции. Например, чек-лист для подготовки презентации может включать следующие пункты:
— четко определена цель презентации и целевая аудитория;
— составлена структура презентации;
— структура соответствует целям презентации;
— на основании структуры оформлены слайды презентации;
— текст на каждом слайде состоит не более чем из 4-6 предложений;
— текст проверен на наличие ошибок;
— все изображения хорошего качества и правильно отредактированы и т.д.
3. Чек-лист должен содержать не более 15 пунктов. Если чек-лист получается длиннее, лучше разбейте задачу на несколько этапов и составьте к каждому этапу отдельный чек лист.
4. Оформляйте чек-лист так, чтобы им было удобно пользоваться. Желательно его напечатать, а не писать от руки. Все пункты должны быть правильно структурированы (по важности, по времени выполнения и т.п.) и пронумерованы.
5. Регулярно обновляйте чек-лист для сохранения его актуальности.
Вот, пожалуй, и все на сегодня. В следующий раз я подробнее расскажу о том, в каких ситуациях использование чек-листа может быть особенно полезно.
